Geen losse formulieren, geen dubbele administratie en geen handmatige afstemming met receptie of facilitair. Met Roomcility regelen medewerkers hun volledige vergaderaanvraag direct vanuit Outlook.
Roomcility controleert beschikbaarheid, voorkomt dubbele reserveringen en regelt de volledige vergaderaanvraag vanuit Outlook. Van beschikbare ruimtes en agenda controle tot bezoekers, catering, parkeren en AV middelen: alles komt samen in een centrale workflow.
Medewerkers blijven in hun vertrouwde Outlook en regelen alles zonder aparte tools te openen.
Ruimtes, beschikbaarheid en capaciteit worden rechtstreeks opgehaald uit Microsoft Exchange Online.
Receptie, parkeren, catering en facilitair ontvangen automatisch meldingen en zien hun acties in een eigen portaaloverzicht.
Wil je zien hoe Roomcility werkt? Klik in de demo op "Ja, help me!" om de wizard stap voor stap te doorlopen. Alles wat je in de add-in kiest, zoals onderwerp, datum en tijdstip, zaal en gasten, wordt live ingevuld in het Outlook venster eromheen.
Van beschikbare ruimtes en agenda controle tot bezoekers, catering, parkeren en AV middelen: alles komt samen in een centrale workflow.
Roomcility is volledig geïntegreerd in Outlook. Medewerkers blijven werken in hun vertrouwde Microsoft 365 omgeving en regelen vergaderruimtes, bezoekers, catering en aanvullende voorzieningen zonder aparte tools te openen.
Ruimtes, beschikbaarheid en capaciteit worden rechtstreeks opgehaald uit Microsoft 365 via de Microsoft Graph API. Daardoor werkt Roomcility altijd met actuele agenda- en ruimtegegevens, zonder dubbele of handmatige invoer.
Roomcility herkent conflicten automatisch en controleert direct of deelnemers en ruimtes beschikbaar zijn. Past het gekozen tijdstip niet, dan stelt Roomcility een beter alternatief voor.
In het beheerportaal beheren organisaties alle reserveringen, facilitaire aanvragen, bezoekers en meldingen op een plek. Ook voorzieningen zoals AV middelen, catering, parkeren en kostenplaatsen zijn eenvoudig te configureren.
Roomcility ondersteunt meerdere gebouwen en locaties binnen een omgeving. Per locatie kunnen ruimtes, voorzieningen, meldingen, cateringopties en instellingen afzonderlijk worden ingericht.
Is er geen ruimte beschikbaar op het gewenste tijdstip? Roomcility zoekt automatisch naar alternatieve ruimtes of stelt een ander moment voor dat beter past bij de beschikbaarheid van de deelnemers.
Emailadressen worden automatisch gecontroleerd op geldigheid, domein en veelvoorkomende typfouten. Daardoor worden foutieve uitnodigingen en verkeerd geregistreerde bezoekers zoveel mogelijk voorkomen.
Na bevestiging stuurt Roomcility automatisch meldingen naar receptie, parkeerbeheer, catering en facilitair. Daarnaast hebben deze afdelingen toegang tot een eigen portaaloverzicht.
Externe gasten ontvangen een beveiligde persoonlijke link. Daarmee melden ze zich aan of af en geven ze waar nodig dieetwensen en kenteken door. Alles komt direct bij de juiste afdeling terecht, zonder tussenkomst van de organisator.
Gasten zien vooraf precies waar ze moeten zijn. Ze krijgen het adres met een directe link naar Google Maps, de verdieping en waar ze zich moeten aanmelden. Zo begint elke afspraak zonder zoekwerk.
De receptie checkt gasten met een klik in, waarna de host direct een email met keuzeopties ontvangt. Elke keuze is meteen zichtbaar in het portaal en de gast wordt per email geïnformeerd. Reageert de host niet, dan escaleert Roomcility automatisch.
Roomcility koppelt veilig met Microsoft 365 via de Microsoft Graph API. Agenda informatie blijft binnen de Microsoft 365 omgeving van de klant. Alleen noodzakelijke facilitaire gegevens worden opgeslagen in de Roomcility database.
Externe gasten regelen hun bezoek eenvoudig zelf via een beveiligde link. Heeft de organisator alles al geregeld, dan hoeft de gast niets meer te doen. In beide gevallen weten de receptie, catering en parkeerbeheer precies waar ze aan toe zijn.
Na de uitnodiging ontvangt elke externe gast automatisch een beveiligde link. Daarmee geeft de gast zelf door wat nog nodig is en komt elke opgave direct bij de juiste afdeling terecht. Heeft de organisator alles al geregeld, dan hoeft de gast niets meer te doen.
Meldt een gast zich bij de receptie, dan zet een enkele klik het hele ontvangstproces in gang.
Selecteer welke voorzieningen je regelt en zie direct hoeveel tijd Roomcility bespaart ten opzichte van losse tools, formulieren en handmatige afstemming.
Berekening gebaseerd op het ingestelde uurtarief en 52 werkweken per jaar.
Roomcility is gebouwd met data soevereiniteit als uitgangspunt.
Hieronder zie je precies welke data waar staat en waarom.
Servers draaien binnen de EU. Volledig AVG-conform en onder Europese wetgeving.
Enterprise klanten kunnen Roomcility draaien op eigen infrastructuur. Volledige controle.
Roomcility deelt geen data met externe partijen. Email wordt uitsluitend gebruikt voor notificaties.
De implementatie is overzichtelijk opgebouwd.
De klant maakt de benodigde DNS records aan. Vervolgens deployen wij Roomcility op onze Nederlandse cloudinfrastructuur of binnen de eigen on premises omgeving van de klant. Daarna is de omgeving bereikbaar en klaar voor configuratie.
Roomcility koppelt met de Microsoft 365 tenant van de klant via de Microsoft Graph API. Hiervoor wordt een app-registratie ingericht in Microsoft Entra ID met de benodigde permissies. Zodra de permissies zijn goedgekeurd, kan de koppeling snel worden geactiveerd.
Per locatie stel je de notificatieadressen in voor receptie, parkeerbeheer, catering en facilitair. Ook configureer je de beschikbare AV middelen, cateringopties en parkeerinstellingen. Daarna gebruikt Roomcility deze inrichting automatisch voor elke nieuwe vergaderaanvraag.
Ruimtes, beschikbaarheid en capaciteit worden rechtstreeks opgehaald uit Microsoft 365 via de Microsoft Graph API. Daardoor werkt Roomcility altijd met actuele agenda- en ruimtegegevens, zonder dubbele of handmatige invoer.
Vanuit Outlook start de medewerker de vergaderaanvraag via de Roomcility add-in. De add-in controleert beschikbaarheid, herkent conflicten, helpt bij het kiezen van een passende ruimte en verwerkt direct de benodigde voorzieningen, zoals bezoekersregistratie, catering, parkeren en AV middelen.
Kies het pakket dat past bij je organisatie en betaal per gebruiker per maand. Elk pakket bevat de Outlook add-in, Exchange Online koppeling en support.
Prijs schaalt mee met aantal gebruikers binnen elk pakket. Bij 1000+ gebruikers wordt de prijs op aanvraag bepaald.
Implementatie en koppeling met Exchange. Kosten afhankelijk van omgeving, locaties en gewenste configuratie.
Optioneel: Room displays, tonen realtime beschikbaarheid en boekingsstatus direct bij de ruimte.
Monitoring API Endpoints, Back-up Roomcility, CVE's monitoring, Uptime monitoring server.
Roomcility is ontwikkeld door Jakub Celik, IT professional met 15 jaar ervaring in Microsoft omgevingen en specialist in Exchange Online, Exchange on premises en hybride configuraties.
Met ruim 100 uitgevoerde Exchange migraties van kleine MKB omgevingen tot enterprise omgevingen met duizenden mailboxen weet ik waar organisaties in de praktijk tegenaan lopen. Roomcility is daarom gebouwd vanuit echte klantbehoeften: minder losse processen, minder handmatige afstemming en meer grip op vergaderruimtes en facilitaire aanvragen.
Vragen over implementatie, Microsoft 365 koppelingen of de mogelijkheden binnen jouw organisatie? Neem gerust contact op.
Vertel ons kort hoeveel vergaderruimtes en locaties je organisatie heeft en of je Exchange Online, Exchange on premises of Exchange hybride gebruikt. Dan laten we zien hoe Roomcility aansluit op jouw omgeving.